Tuần trước có bạn đọc nhắn hỏi chúng tôi cách đọc bảng giá vận chuyển hàng Trung Quốc cho đúng. Bạn ấy vừa xin báo giá ở hai nơi, cùng một lô hàng, cùng tuyến, cùng trọng lượng. Vậy mà số tiền cuối cùng chênh nhau khá xa. Bạn nghi mình bị báo giá sai chỗ nào đó. Câu chuyện này chúng tôi gặp không ít lần khi tư vấn cho khách mới tìm hiểu chi phí gửi hàng. Bài viết này chúng tôi gom lại những điều cần biết. Mục tiêu là để bạn tự tin đọc một bảng giá cho đúng, không bị phí ẩn ăn mòn ngân sách.
Vì sao hai báo giá cùng tuyến lại chênh nhau nhiều
Phần lớn trường hợp không phải bên nào đó báo giá gian dối. Vấn đề nằm ở cách tính khác nhau ngay từ đầu. Một bên gộp sẵn phí kho, phí bốc xếp vào con số cuối cùng. Bên còn lại chỉ đưa cước chính. Đó là tiền vận chuyển gốc từ kho Trung Quốc về Việt Nam. Các khoản khác được cộng thêm sau, khi hàng đã về tới nơi.
Nói dễ hiểu, việc này giống như khi bạn xem giá phòng khách sạn. Có nơi ghi giá đã gồm thuế phí. Có nơi ghi giá phòng trần trụi rồi tính thêm sau. Nhìn con số ban đầu, bên nào cũng có vẻ hời. Nhưng cộng đủ mọi khoản vào, khoảng cách thật sự có thể chênh nhau đáng kể. Đủ để ảnh hưởng tới lời lãi của một đơn hàng nhỏ. Chúng tôi từng gặp khách chọn bên rẻ hơn lúc đầu. Cuối cùng người đó lại trả nhiều hơn, vì phát sinh phí lưu kho ngoài dự tính.
Cách đơn giản để tránh nhầm là hỏi thẳng: giá này đã gồm những khoản gì, còn khoản nào tính riêng. Nhiều nơi hiện nay gộp luôn hai việc, vừa mua hộ vừa vận chuyển. Mô hình này gần giống dịch vụ logistics, mua hộ cho người mua hàng quốc tế mà chúng tôi từng giới thiệu. Cách gộp này khá tiện, nhưng bạn vẫn nên tách bạch từng khoản phí ra để so sánh cho công bằng.
Các đầu mục luôn có trong một bảng giá vận chuyển hàng Trung Quốc chuẩn
Một bảng giá đầy đủ, dù trình bày kiểu gì, cũng nên có đủ bốn khoản sau đây. Thiếu khoản nào, khả năng cao bạn sẽ phải trả thêm về sau.
- Cước chính: tiền vận chuyển từ kho gom hàng bên Trung Quốc về tới cửa khẩu hoặc kho Việt Nam, tính theo kg hoặc theo khối.
- Phí kho: tiền lưu và xử lý hàng tại kho trung chuyển, thường tính theo lô hoặc theo số ngày lưu.
- Phí bốc xếp: công bốc dỡ hàng lên xuống xe hoặc container, nhất là với hàng cồng kềnh.
- Giao nội địa: chặng cuối cùng, đưa hàng từ kho Việt Nam tới tận tay bạn.
Nếu bảng giá chỉ ghi mỗi dòng cước chính mà không nhắc gì tới ba khoản còn lại, đừng vội mừng. Rất có thể ba khoản đó vẫn tồn tại. Chỉ là chúng chưa được liệt kê ra mà thôi.
Tính theo kg hay theo khối: khi nào áp cái nào
Đây là phần nhiều người mới nhập hàng hay lúng túng nhất. Hàng nặng, kích thước nhỏ gọn thường tính theo cân nặng thật. Hàng nhẹ nhưng chiếm nhiều thể tích lại tính theo khối. Ví dụ dễ thấy là đèn trang trí hay hộp nhựa cồng kềnh.
Cách quy đổi phổ biến là lấy chiều dài nhân chiều rộng nhân chiều cao, tính bằng centimet. Sau đó chia cho một hệ số quy đổi mà bên vận chuyển thông báo trước. Hệ số này khác nhau tuỳ tuyến và tuỳ đơn vị. Bạn cứ hỏi thẳng trước khi gửi, đừng đoán mò. Kết quả phép chia đó gọi là khối lượng quy đổi. Bên vận chuyển sẽ so hai con số, cân nặng thật và khối lượng quy đổi, rồi lấy số nào lớn hơn để tính tiền. Cách tính này áp dụng cho cả đường bộ lẫn đường biển, dù mỗi phương thức có đặc điểm riêng. Nếu bạn tò mò thêm về tuyến này, chúng tôi có một bài viết riêng. Bài đó nói về thông tin cần thiết khi vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển.
Ví dụ dễ hình dung: một thùng gấu bông chỉ nặng vài cân nhưng to như thùng loa. Lô hàng này gần như chắc chắn bị tính theo khối. Ngược lại, một thùng ốc vít nhỏ gọn mà nặng trịch thì gần như luôn tính theo cân. Hiểu được nguyên tắc này, bạn sẽ đóng gói khéo hơn để đỡ tốn tiền oan.
Phí ẩn hay gặp và cách hỏi trước để tránh
Phí ẩn không phải lúc nào cũng do bên vận chuyển cố tình giấu. Nhiều khi đó là khoản phát sinh thật, chỉ là ít người nhắc tới lúc báo giá ban đầu. Biết trước để hỏi, bạn sẽ chủ động hơn nhiều.
Phí lưu kho phát sinh khi hàng về tới kho mà bạn chưa lấy ngay. Khoản này thường tính theo ngày, sau một mốc miễn phí nhất định. Phí kiểm hoá xuất hiện khi hải quan hoặc bên vận chuyển cần mở kiện ra kiểm tra thực tế. Khoản này hay gặp với lô hàng giá trị cao. Phụ phí hàng đặc biệt áp cho những mặt hàng cần đóng gói hoặc xử lý riêng, ví dụ hàng dễ vỡ hoặc hàng có mùi. Phí thanh toán hộ tính khi bạn nhờ bên vận chuyển ứng tiền trả trước cho người bán bên Trung Quốc.
Với cả bốn khoản trên, chúng tôi khuyên bạn hỏi ngay từ đầu. Đừng đợi tới lúc nhận hàng mới hỏi. Một câu đơn giản như "ngoài các khoản trong báo giá, còn phí nào có thể phát sinh không" là đủ. Câu hỏi đó thường sẽ moi ra hết những gì cần biết.
Hàng đặc biệt: mỹ phẩm, chất lỏng, hàng có pin
Có lần một khách của chúng tôi đặt mua vài chục chai serum dưỡng da. Bạn ấy đinh ninh giá vận chuyển sẽ giống hàng thường. Đến khi nhận báo giá, bạn khá bất ngờ vì mức phí cao hơn hẳn so với gửi quần áo cùng cân nặng.
Lý do khá dễ hiểu khi nhìn kỹ. Mỹ phẩm dạng lỏng, nước hoa, hay bất cứ thứ gì có chất lỏng bên trong đều cần đóng gói chống rò rỉ. Đôi khi chúng còn phải tách riêng khỏi các kiện hàng khác. Hàng có pin, đặc biệt là pin lithium trong thiết bị điện tử, thuộc diện hàng nguy hiểm theo quy định vận chuyển hiện hành. Loại hàng này cần khai báo riêng, và có thể bị giới hạn phương thức vận chuyển. Những khoản phụ phí này không phải bên vận chuyển tự đặt ra cho vui. Chúng xuất phát từ chi phí xử lý, bảo quản, và rủi ro thực tế cao hơn.
Nếu lô hàng của bạn có các mặt hàng dạng này, hãy khai báo trung thực ngay từ đầu. Giấu thông tin không giúp bạn tiết kiệm được gì. Nó còn có nguy cơ khiến hàng bị giữ lại kiểm tra, hoặc bị từ chối vận chuyển giữa chừng.
Cách tự dựng bảng tính giá về tay
Không cần công cụ gì cầu kỳ, bạn hoàn toàn có thể tự ước tính chi phí trước khi đặt hàng. Cách làm khá đơn giản, chỉ cần bạn liệt kê đủ khoản.
Bước đầu tiên, ghi ra cân nặng thật và kích thước của lô hàng. Bước hai, tính khối lượng quy đổi theo công thức đã nói ở phần trên. So với cân nặng thật để lấy số nào lớn hơn. Bước ba, nhân số đó với đơn giá cước chính mà bên vận chuyển báo cho bạn. Bước cuối, cộng thêm phí kho, phí bốc xếp, và phí giao nội địa nếu có. Vậy là ra tổng chi phí gần đúng.
Ví dụ, lô thứ nhất là mười ký quần áo, kích thước gọn. Lô này gần như chắc chắn tính theo cân nặng thật. Lô thứ hai là năm ký đồ chơi nhưng đóng trong thùng to. Khối lượng quy đổi của lô này có thể cao hơn cân nặng thật khá nhiều. Cùng năm ký nhưng hai lô lại có chi phí gửi hoàn toàn khác nhau. Tự tính trước một lần, bạn sẽ quen tay. Bạn cũng sẽ không còn bất ngờ khi nhận báo giá thật.
So sánh báo giá của nhiều đơn vị cho công bằng
Xin ít nhất hai đến ba báo giá trước khi chọn nơi gửi hàng là thói quen tốt. Nhưng so sánh không đúng cách thì xin bao nhiêu báo giá cũng vô nghĩa.
Việc đầu tiên cần làm là quy tất cả về cùng một đơn vị đo, trước khi đặt cạnh nhau. Có bên báo giá theo kg, có bên báo theo khối. Không quy đổi về cùng một chuẩn, con số nhìn thấy sẽ đánh lừa bạn ngay lập tức. Tiếp theo, kiểm tra xem báo giá đó đã gồm những khoản nào trong bốn đầu mục đã nói ở phần trên. Một báo giá ghi "trọn gói" chưa chắc đã hơn một báo giá ghi rõ từng khoản. Quan trọng là bạn phải đọc kỹ chi tiết bên trong.
Muốn có một hình mẫu để đối chiếu, chúng tôi gợi ý bạn xem qua bảng giá vận chuyển của Yến China. Đây là một cách để hình dung một bảng giá đầy đủ thường liệt kê những gì. Nhìn vào đó rồi quay lại so với báo giá bạn đang cầm. Bạn sẽ thấy rõ chỗ nào còn thiếu, chỗ nào bị gộp mập mờ.
Dấu hiệu một bảng giá quá rẻ đáng nghi
Giá rẻ hơn hẳn mặt bằng chung không phải lúc nào cũng xấu. Nhưng cũng không nên vội mừng ngay. Chúng tôi từng chứng kiến vài trường hợp giá rẻ bất thường kéo theo rắc rối lớn hơn nhiều, so với số tiền tiết kiệm được.
Dấu hiệu đầu tiên là cam kết mơ hồ. Kiểu như "cứ yên tâm, bên em lo hết" mà không nói rõ lo những gì, thời gian bao lâu. Dấu hiệu thứ hai là không có hợp đồng hay biên nhận rõ ràng. Mọi thứ chỉ trao đổi qua tin nhắn miệng. Dấu hiệu thứ ba, cũng là dấu hiệu đáng lo nhất, là không có bất kỳ hình thức bảo hiểm hàng hoá nào. Hàng thất lạc hoặc hư hỏng giữa đường, bên vận chuyển phủi tay. Lúc đó bạn gần như mất trắng.
Một lô hàng giá trị không lớn thì rủi ro này có thể chấp nhận được. Nhưng với lô hàng giá trị cao, chúng tôi khuyên bạn nên ưu tiên nơi có hợp đồng rõ ràng. Nếu chưa quen bên nào, bạn có thể tham khảo trước một số đơn vị mua hàng hộ Trung Quốc giá rẻ đáng cân nhắc. Đây là danh sách chúng tôi đã tổng hợp trước đó. Sau đó xin báo giá vận chuyển riêng để đối chiếu, dù giá có nhỉnh hơn một chút cũng đáng.
Câu hỏi thường gặp
Báo giá có thay đổi theo mùa cao điểm không?
Có. Vào các dịp cận Tết hoặc mùa mua sắm cuối năm, nhu cầu vận chuyển tăng mạnh. Nhiều bên điều chỉnh giá lên do lượng hàng dồn ứ. Bạn nên hỏi trước lịch trình và mức giá dự kiến, nếu định nhập hàng vào những đợt cao điểm này.
Lô hàng nhỏ có bị tính giá tối thiểu không?
Phần lớn đơn vị vận chuyển đều áp một mức cân nặng tối thiểu để tính giá. Điều này đúng dù lô hàng của bạn nhẹ hơn mức đó. Đây là điều bình thường trong ngành. Chi phí xử lý một đơn hàng nhỏ gần như không khác đơn hàng lớn là bao.
Nên thanh toán trước hay sau khi nhận hàng?
Tuỳ chính sách từng bên, nhưng phổ biến nhất là đặt cọc một phần trước. Phần còn lại thanh toán nốt khi nhận hàng. Với lô hàng giá trị lớn, hoặc khi làm việc với bên mới, chúng tôi khuyên bạn tránh thanh toán toàn bộ trước. Nhất là khi chưa có bất kỳ ràng buộc nào bằng văn bản.
Đọc bảng giá kỹ trước khi gửi hàng chưa bao giờ là việc thừa. Nếu còn khoản nào chưa rõ, cứ hỏi thẳng bên vận chuyển trước. Đừng để tới lúc nhận hàng mới ngỡ ngàng vì phát sinh.